HR-chef Kelly Jones berättar hur Cisco, nummer 5 på listan Fortune 100 Best Companies to Work For Europe, använder AI för att stärka sina medarbetare.
Medan många anställda oroar sig för att AI ska ta deras jobb, försöker vissa ledare använda AI för att skapa en bättre upplevelse för alla medarbetare.
Cisco, rankad som nummer 5 på listan Fortune 100 Best Companies to Work For™ in Europe, vill använda AI för att få fram medarbetarnas fulla potential snarare än att bara eliminera ineffektivitet.
”Om du bara ser på detta genom linsen av hur vi kan öka ett företags produktivitet, så är det för kortsiktigt” säger Kelly Jones, HR-chef på Cisco
Istället ligger möjligheten med AI i att fokusera på upplevelsen: ”Hur kan du använda teknologin för att driva bättre resultat för dina kunder och ditt företag?”
Jones och Ciscos svar: ”Om man kan ge tillbaka 5 % av medarbetarnas tid i en organisation med över 86 000 anställda, så är det som de kan åstadkomma för våra kunder med den tiden ovärderligt”
Att använda AI för att spara medarbetarnas tid
För HR-teamet på Cisco var ett av de mest grundläggande sätten att spara tid för medarbetare att skapa en AI-agent som direkt kan svara på deras HR-frågor med hjälp av företagsinformation och medarbetardata.
Till exempel får en fråga om hur mycket kvarvarande semester en anställd har ett snabbt svar utan att behöva öppna ett ärende hos HR.
AI-agenten går sedan ett steg längre för att verkligen spara tid. När en anställd säger till verktyget att hen vill ta två veckor ledigt i september, loggar agenten inte bara begäran utan hjälper även till med nästa steg: ”Den kommer säga, absolut, vill du att jag ska skriva ett brev till din chef och meddela att du ska vara borta?” förklarar Jones.
Även en AI-agent kräver en betydande nivå av förtroende från medarbetarna, förklarar Jones.
”Vi låter människor interagera med våra HR-verktyg för viktiga uppgifter som att registrera semester eller ta reda på hur mycket de har satt in på sitt pensionskonto,” säger hon. ”Du måste kunna informera dem om att: ’Detta är vad vi gör med dina data, så här rör sig informationen mellan verktygen, och så vidare.’”
Cisco har byggt upp det förtroende som nu driver deras AI-användning under flera år. Åtta av tio (83 %) av Ciscos medarbetare i Europa skulle rekommendera sitt företag som en fantastisk arbetsplats till vänner och bekanta. Som jämförelse skulle endast 55 % av europeiska arbetstagare på ett genomsnittligt företag göra detsamma, enligt en marknadsundersökning från Great Place To Work.
AI-möjligheterna för HR
Med dessa tidiga pilotprojekt som grund planerar Cisco att använda AI för att förändra hur medarbetarna upplever arbetsplatsen.
Nya AI-verktyg kommer att förbättra tidrapportering, som idag är en mödosam manuell process för europeiska medarbetare för att uppfylla olika EU-regler. AI kommer också att kunna ge ledare och medarbetare påminnelser, exempelvis om engagemangsnivån hos medarbetarna sjunker.
Jones är särskilt entusiastisk över möjligheterna till personifiering. ”Vi tillsätter 10 000 roller per år,” förklarar hon. ”Snart kan AI gå in och ge anpassade påminnelser till en anställd, baserat på deras intressen eller färdigheter, när en tjänst öppnas, och föreslå att de kanske borde söka.”
Möjligheterna till personifiering är oändliga. Introduktion kan anpassas baserat på teamet och rollen en ny medarbetare går in i, vilket snabbar på vägen till produktivitet och minskar behovet av ytterligare utbildningar. Medarbetare kan få personliga rekommendationer och resurser om tillgängliga förmåner (”En av våra största utmaningar är att vi har så många förmåner och folk känner inte alltid till dem,” säger Jones).
AI-verktyg gör det även möjligt för ledare att få hjälp med belöningar och kompensation, exempelvis en påminnelse om att en medarbetare kan behöva en justering för att inte halka efter.
Det finns tecken på att den här typen av förändringar inte får samma investeringar som AI-verktyg för försäljning och marknadsföring. Forskning från MIT fann att medan 95 % av AI-pilotprojekt inte lyckats lanseras, var möjligheten att utveckla backoffice-processer med AI till stor del underfinansierad i de studerade organisationerna.
Tips för att frigöra AI:s potential
Vad hjälper Cisco att accelerera sin AI-implementering? Förtroende och medarbetarnas valfrihet.
Till exempel har medarbetare som väljer att gå till kontoret högre AI-användning än de som inte går dit alls. Dessutom lärde sig Cisco att team som har mer självbestämmande och inflytande över hybrid- eller distansarbete var mer benägna att snabbt ta till sig AI. ”När vi ger medarbetarna flexibilitet och valmöjligheter, påskyndar vi inte bara AI-användningen utan vi gör det också möjligt för våra toppresterare att göra sitt bästa arbete,” säger Jones.
Det finns många sätt att bygga förtroende kring AI-initiativ, men det viktigaste steget är att säkerställa att medarbetarna är involverade i utvecklingen av systemen och arbetsflödena för denna nya teknologi.
”Om du involverar medarbetarna i varje fas, från utvärdering till policyöverväganden och arbetsflödesbehov, så kommer du få högre användning,” säger Jones.
Även om Ciscos mer än 86 000 medarbetare inte kan delta i varje initiativ, strävar teamet efter att få ett representativt urval av roller och erfarenheter för att ge feedback. Cisco samarbetar också med grupper som Cisco Disability Action Network för att testa nya verktyg ur tillgänglighetsperspektiv och säkerställa att nya system fungerar för alla.