Vad händer om en av era viktigaste medarbetare säger upp sig i morgon? Vem tar över kundrelationerna, specialistkunskapen eller projekten som personen ansvarar för? Och hur lång tid tar det innan en ersättare är på plats och fullt produktiv?
Att förlora värdefull kompetens kan innebära försenade projekt, minskad produktivitet och ökade kostnader. För organisationer som är beroende av ett fåtal specialister kan en enda uppsägning få stora konsekvenser.
Trots det upptäcker många organisationer risken först när uppsägningen redan är ett faktum.
Genom att kombinera medarbetarnas upplevelser med verksamhetens nyckeltal kan ni få en tydligare bild av var riskerna finns och vad ni behöver prioritera för att behålla kompetensen.
Kostnaden för personalomsättning är större än rekryteringskostnaden. När en erfaren medarbetare lämnar kan konsekvenserna påverka verksamheten långt efter sista arbetsdagen.
Utöver rekrytering och introduktion kan organisationen drabbas av produktionsbortfall, försenade leveranser och förlorad specialistkunskap. Viktiga kundrelationer kan påverkas och kollegor kan behöva ta över ansvar som de saknar tid eller förutsättningar för.
Konsekvenserna blir särskilt kännbara när kompetensen är svår att ersätta eller när verksamheten är beroende av ett fåtal nyckelpersoner.
Den avgörande frågan är därför inte bara hur många medarbetare som lämnar, utan vilken kompetens ni förlorar och vad det innebär för verksamheten.
Det är därför personalomsättning behöver betraktas som en affärsrisk, inte enbart som ett HR-nyckeltal.
Räkna ut vad er personalomsättning egentligen kostar
En uppsägning kommer ibland oväntat. Men i andra fall har det funnits tecken på att något inte fungerar långt innan medarbetaren bestämmer sig för att lämna.
När beslut inte förklaras, löften inte följs upp eller kommunikationen upplevs som otydlig kan förtroendet för ledningen försvagas.
Vad ni kan göra: Undersök om medarbetarna upplever att ledningen kommunicerar tydligt, lyssnar och håller vad de lovar. Om förtroendet skiljer sig mellan delar av organisationen behöver ni förstå varför.
Tips! Läs guiden 10 nycklar till tillit
I många organisationer är det samma personer som får lösa de svåraste problemen, introducera nya kollegor och hantera akuta kundärenden. Om belastningen blir permanent riskerar ni att göra era mest erfarna medarbetare till organisationens mest utsatta.
Vad ni kan göra: Kartlägg vilka roller och kompetenser som verksamheten är särskilt beroende av. Se över arbetsbelastning, mandat, avlastning och möjligheten att dela kunskap med fler.
En medarbetare behöver inte vara missnöjd för att börja fundera på nästa steg. Om det saknas möjligheter att utvecklas, ta större ansvar eller använda sin kompetens på nya sätt kan andra arbetsgivare bli mer attraktiva.
Vad ni kan göra: Ha regelbundna samtal om utveckling och framtid, inte bara prestation. Ta reda på vilka möjligheter medarbetarna efterfrågar och vad organisationen faktiskt kan erbjuda.
Alla som överväger att lämna berättar inte det för sin chef. Ibland märks förändringen genom att medarbetare blir mindre delaktiga, slutar komma med förbättringsförslag eller uttrycker minskad framtidstro.
Vad ni kan göra: Skapa utrymme för ärlig återkoppling och följ upp hur medarbetarna upplever sin arbetssituation. Det viktiga är att förstå vad organisationen kan förbättra, inte att försöka identifiera vem som funderar på att sluta.
Alla uppsägningar innebär inte samma risk för verksamheten. En viktig del av arbetet med att behålla kompetens är därför att identifiera vilka roller, kunskaper och relationer som är mest verksamhetskritiska.
Börja med att ställa fyra frågor:
Svaren ger er en första bild av var konsekvenserna kan bli störst.
Nästa steg är att förstå hur medarbetarna i organisationen upplever sina förutsättningar att trivas, bidra och utvecklas. Det är här data från en medarbetarundersökning blir ett värdefullt komplement till traditionella HR-nyckeltal.
Att behålla värdefull kompetens kräver mer än en årlig genomgång av personalomsättningen. Det behöver finnas en tydlig koppling mellan organisationens kompetensbehov, medarbetarnas upplevelser och ledningens prioriteringar.
Kartlägg var organisationen är beroende av enskilda medarbetares kunskap, erfarenhet eller relationer. Skapa samtidigt en plan för hur kunskap kan dokumenteras, delas och överföras. Det minskar sårbarheten även när personalomsättning inte går att undvika.
Komplettera samtal och HR-nyckeltal med systematisk återkoppling från medarbetarna. Genom att undersöka arbetsplatskulturen kan ni få syn på återkommande utmaningar och skillnader mellan grupper, utan att behöva dra slutsatser om enskilda individer.
Välj ett fåtal förbättringsområden som har betydelse för både medarbetarna och verksamheten.
Följ sedan utvecklingen i exempelvis förtroende för ledningen, frivillig personalomsättning och förmågan att behålla kritisk kompetens. På så sätt blir arbetet med att behålla medarbetare en del av verksamhetsstyrningen, snarare än en fråga som aktualiseras först när någon säger upp sig.
Tips! Läs rapporten Bättre Bussiness
Att behålla värdefull kompetens handlar inte om att förhindra varje uppsägning. Det handlar om att förstå vad som får medarbetare att vilja stanna och samtidigt minska verksamhetens sårbarhet.
Genom att kombinera kunskap om era mest kritiska kompetenser med insikter om arbetsplatskulturen kan ni fatta mer välgrundade beslut – innan problemen får stora konsekvenser.
Great Place To Work hjälper organisationer att förstå hur medarbetarna upplever sin arbetsplats och vilka områden som behöver utvecklas.
Genom att kombinera dessa insikter med era egna nyckeltal kan ni få ett bättre underlag för beslut om ledarskap, kompetensförsörjning och långsiktig utveckling.
Läs mer om vår metod och forskning