Villkor för certifiering och rankning

Den 1 december 2024 

1      Behörighetskrav för certifiering

Varje certifieringsberättigad Tjänst (Assess, Analyze, Accelerate) innehåller ett (1) certifieringsförsök. För att genomföra certifieringsförsöket måste följande förutsättningar vara uppfyllda:

1.1       Kunden måste ha 10 eller fler hel- och/eller deltidsanställda baserade i Sverige. Varje referens till ”anställda” i detta dokument ska avse sådana hel- och/eller deltidsanställda som är baserade i Sverige och är anställda enligt definitioner som beskrivs i avsnitt 2 i dessa villkor.

1.2       Kunden måste se till att Trust Index-undersökningen©, som måste göras för att kunna genomföra certifieringsförsöket, är tillgänglig för alla anställda. Vid behov kan beslut fattas om annan mängd anställda i samråd med Great Place to Work.

1.3       Om det totala antalet anställda är 5000 eller färre, måste samtliga anställda delta i Trust Index-undersökningen©. Om det totala antalet anställda är fler än 5000, måste i huvudregel minst 5 000 anställda (vilket [kan/ska] vara ett slumpmässigt urval av anställda från hela landet) genomföra Trust Index-undersökningen (detta kan dock variera beroende på detaljerna i den beställda Tjänsten (dvs. Assess, Analyze eller Accelerate)).

1.4       Kunden måste få tillräckligt med svar i Trust Index-undersökningen© så att den aktuella certifieringströskeln uppfylls eller överskrids innebärande att det blir mindre än 10,5 % felmarginal vid en konfidensnivå på 90 % i utfallet av undersökningen.

1.5       Kunden ska skicka in en Culture Brief som återspeglar anställdas demografi och företagsprogram vid tidpunkten för distributionen av undersökningen. Observera att olika länder inom GPTW har olika krav på Culture Brief.

1.6       Trust index-undersökningen© och Culture Brief måste genomföras i och återspegla hela Kundens organisation och, om aktuellt, samtliga koncernbolag (inklusive moderbolag och dotterbolag), divisioner och avdelningar i Sverige. Kunden kan tilldelas Certifiering oberoende av dess moderbolag, dotterbolag, etc. endast om Kunden före ingåendet av Avtalet kan visa att Kunden och dess moderbolag, dotterbolag, etc. fungerar som helt separata enheter under olika varumärken och med olika arbetsplatskulturer.

2      Policy för undersökningsdeltagare – Great Place to Work Sverige

Vårt mål är att säkerställa att er undersökning ger en korrekt bedömning av er arbetsplatsupplevelse och arbetsplatskultur. Great Place to Work har åtagit sig att upprätthålla en rättvis process för alla organisationer som ansöker om certifiering och möjlig ranking av Sveriges bästa arbetsplatser. Vi kan enbart certifiera och ranka organisationer tillförlitligt och rättvist när alla följer samma riktlinjer kring vilka medarbetare som ska vara med i undersökningen.

2.1       Dessa ska bjudas in till att delta i undersökningen

2.1.1     Alla certifieringsundersökningar måste återspegla medarbetarnas feedback från hela organisationen, dvs alla affärsområden, platser, avdelningar, roller mm.

2.1.2     Den generella regeln är att bjuda in alla medarbetare i organisationen. 

2.1.3     Om en organisation har fler än 5 000 medarbetare måste ett slumpmässigt urval på minst 5 000 medarbetare bjudas in till att delta i undersökningen. Kontakta er Customer Success Specialist eller vår support support@gptw.se för att få hjälp med detta. 

2.2       Dessa räknas som medarbetare
2.2.1     Alla som är juridiskt anställda och får lön direkt av organisationen, samt som klassificeras som något av följande vid tidpunkten för undersökningens start, räknas som medarbetare inom organisationen:

a)    Alla heltid- och deltidsanställda, inklusive säsongs- och visstidsanställda
b)    Alla jobbroller (inklusive VD) 
c)    Alla geografiska platser (om organisationen har kontor/anställda på olika platser).
d)   Nyanställda (rekommendationen för deltagande i undersökningen är att man ska ha jobbat i 2-3 månader) 
e)   Anställda som jobbar på distans
f)    Praktikanter  som har en praktik på minst 3 månader

2.2.2     Om ni avsiktligt eller av misstag inte bjuder in några grupper av era medarbetare kan det komma att resultera i diskvalificering från certifieringen och rankingen oavsett rankinglista.

2.3       Dessa ska inte bjudas in till att delta i undersökningen
2.3.1     Inhyrda konsulter: En konsult som är anställd av ett annat företag eller är egenföretagare ska inte delta i undersökningen.

2.3.2    Permitterade: En permittering innebär att en grupp anställda tillfälligt slutar arbeta med förväntningen att de ska återgå till arbetet hos arbetsgivaren i framtiden.  Beroende på situation kan permitterade medarbetare vara obetalda, delvist avlönade eller avlönade av staten och förmåner kan då variera. Under tiden som medarbetare är permitterade förblir de anställda.  Det kan dock inte förväntas att de utför något arbete under denna tid. Därför bör de inte delta i undersökningen.

2.3.3    Tjänstlediga: Under tiden som medarbetare är tjänstlediga förblir de anställda. Det kan inte förväntas att de ska svara på undersökningen under denna tid. Därför bör de inte delta i undersökningen.

2.3.4    Föräldralediga: Under tiden som medarbetare är föräldralediga förblir de anställda.  Det kan inte förväntas att de ska svara på undersökningen under denna tid. Därför bör de inte delta i undersökningen.

2.3.5    Sjukskrivna: Under tiden som medarbetare är sjukskrivna förblir de anställda.  Det kan inte förväntas att de ska svara på undersökningen under denna tid. Därför bör de inte delta i undersökningen.

2.4       Om ni har medarbetare som är bosatta i ett annat land än Sverige gäller detta
2.4.1     Om det finns färre än 10 medarbetare i ett land utanför Sverige, kan ni om ni vill, bjuda in dessa att delta i den svenska certifieringsundersökningen.  Annars bjuder ni in dem till undersökningen utan att inkludera dem i Sveriges certifiering.

2.4.2    Om det finns 10 eller fler anställda i ett land utanför Sverige, kommer dessa delta i certifieringen för det landet. För detta krävs paket Accelerate.

2.4.3    Om 10 eller fler medarbetare är baserade i ett annat land, finns det tillräckligt många anställda för att skapa en egen kultur och medarbetarupplevelse. Det är viktigt att förstå upplevelsen av denna gruppen av medarbetare utanför Sverige och det ger ytterligare en möjlighet att bli certifierad och rankad i det landet. 

2.5       Detta gäller för bemanningsföretag
2.5.1     Definierar man sin organisation som ett bemanningsföretag, dvs att man har anställda som hyrs ut till kundföretag för arbete under kundföretagets kontroll och ledning, gäller andra regler för deltagande.

2.5.2     De som ska undersökas ska vara de som faktiskt är anställda och utgör en del av arbetsplatskulturen. De som hyrs ut på uppdrag blir oftast en del av arbetsplatskulturen på den organisation de är inhyrda till.  

2.5.3     På grund av Sveriges lagstiftning om bemanningsföretag gör Great Place to Work Sverige ett undantag och tillåter certifiering och möjlig ranking för del av bemanningsföretag i Sverige. T ex att man mäter enbart huvudkontoret och utesluter den uthyrda personalen från undersökningen. För dessa certifieringar behöver det tydligt framgå att det är just del av företag som mäts, t ex ”Företag HK”. Dock gäller inte detta undantag för ranking i andra internationella listor, som t ex Europas Bästa Arbetsplatser. 

2.6 Detta gäller för del av företag
2.6.1     Great Place to Work Sverige tillåter certifiering och möjlig ranking för del av företag i Sverige. T ex att man mäter enbart en funktion eller en region och utesluter resten av organisationen från undersökningen. För dessa certifieringar behöver det tydligt framgå att det är just del av företag som mäts, t ex ”Företag Region Stockholm” eller ”Företag Kundservice”. Dock gäller inte detta undantag för ranking i andra internationella listor, som t ex Europas Bästa Arbetsplatser.

2.6.2     För att certifiera del av företag i fler länder än Sverige krävs en överenskommelse mellan företaget och berörda Great Place to Work licenstagare. 

3      Certifiering, profiler och rankning av bästa arbetsplatser

3.1       När Kunden har slutfört alla nödvändiga steg och samtliga ovan förutsättningar och eventuella andra förutsättningar i Avtalet är uppfyllda, kommer (om aktuellt) Kunden att tilldelas beteckningen som Great Place To Work-certifierad™ och en Great Place To Work-certifiering™, och att ingå i aktuell Great Place To Work-rankningslista över bästa arbetsplatser. Det som framförallt är avgörande för om företag placerar sig på en Great Place To Work-rankinglista över bästa arbetsplatser är deras anställdas svar på Great Place To Work Trust Index-undersökningen, vilket är en medarbetarundersökning utvecklad av Great Place To Work®. De specifika kriterierna och metoderna för att välja ut vilka arbetsplatser som ska placera sig på listan över bästa arbetsplatser hanteras och väljs ut av Great Place To Work efter eget gottfinnande och kan komma att ändras.

3.2       Certifieringen är giltig i 12 månader från det datum då den tilldelas till Kunden ("Certifieringsperiod"). Kund som tilldelats Certifiering kan använda det landspecifika certifieringsmärket, royaltyfritt, under Certifieringsperioden enligt riktlinjerna som finns här: Riktlinjer för användning av certifieringsmärken https://www.greatplacetowork.com/certification-brand-guide.

3.3       Kunden kommer, om den har erhållit certifiering, att under Certifieringsperioden övervägas att rankas som Bästa arbetsplats om Kunden uppfyller [de vid var tid gällande kraven för detta]. För att komma i fråga för Great Place To Work rankning av Bästa arbetsplats är förutsättningarna följande:

3.3.1   Kunden måste få tillräckligt med svar i undersökningen för att uppfylla eller överskrida tröskelvärdena som gäller för listan över bästa arbetsplats innebärande att det blir mindre än 5,5 % felmarginal vid en konfidensnivå på 95 % i utfallet av undersökningen.

3.3.2   Ifylld Culture Audit (text som beskriver hur er kultur särskiljer/utmärker sig jämfört med andra organisationers kulturer). För organisationer som endast finns i Sverige är det obligatoriskt att fylla i en Culture Audit vid fler än 250 anställda. För organisationer som har anställda i flera länder varierar gränsen för kravet utifrån respektive land.

3.3.3   Kunden måste vara Great Place To Work-certifierat vid tidpunkten för upprättande av en lista över bästa arbetsplatser och uppfylla vissa andra specifika kriterier som GPTW tillämpar från tid till annan. Tidpunkter och kriterier kan komma att ändras.

3.3.4 Kunden måste ha minst 20 anställda.

3.3.5  Kunden måste ha en publicerad Great Place To Work-profil. Great Place To Work-profilen publiceras online av Great Place To Work och kan lyfta fram företagsfakta och särskilt positiva resultat från undersökningen [som Kunden önskar ska publiceras].

3.3.6   Om Kunden kommer väljas ut till en lista över bästa arbetsplatser, har Kunden rätt att använda det landspecifika list-märket, royaltyfritt, enligt riktlinjerna som finns här: https://www.greatplacetowork.com/national-list-badge-guide

3.3.7 Särskilda krav för andra listor från Great Place to Work Sverige

a) För att delta i rankingen av Skånes Bästa Arbetsplatser behöver man utöver ordinarie krav tydligt ange i Culture Brief att man har huvudkontor i Skåne som region, alternativt ha med frågor i undersökningen eller sin medarbetardatafil där det tydligt framkommer att det finns medarbetare från Skåne. 

b) För att delta i rankingen av Bästa Arbetsplatser inom IT behöver man utöver ordinarie krav ange i Culture Brief "Informaton Technology" som bransch. 

c) För att delta i dessa listor gäller samma krav som för rankingen av Sveriges Bästa Arbetsplatser enligt 3.3.1. 

d) Minsta antalet anställda för dessa listor är 20. 

4      Integriteten i vår urvalsprocess

4.1       Great Place To Work tar inte hänsyn till personliga relationer, gåvor eller annan påverkan (eller försök till påverkan) vid certifiering av Kund och/eller vid urvalet av vilka arbetsplatser som ska inkluderas på den aktuella listan över bästa arbetsplatser. Köp av Tjänster från Great Place To Work® (t.ex. rådgivning) hjälper inte Kunden att få certifiering eller inkluderas på den aktuella listan över bästa arbetsplatser.

5      Sekretess: Data, material och annan kundinformation

5.1       Great Place To Work kommer endast att tillhandahålla Kunddata till godkända partners som har ingått avtal med Great Place To Work för att utveckla och publicera en lista och/eller relaterade resultat. De data som delas med sådana partners kan innehålla utvalda datapunkter som samlats in i Culture Audit, specifika Trust Index-undersökningsresultat och kommentarer från anställda.

5.2       Utöver för att publicera listor över bästa arbetsplatser och Great Place To Work-profiler, kan Great Place To Work använda Aggregerade data i samband med publikationen av rapporter, artiklar, forskning eller böcker.

5.3       Great Place To Work kan ge exempel på Kundens bästa praxis för att skapa en bra arbetsplatskultur i presentationer, intervjuer, artiklar och annan kommunikation, men endast i enlighet med riktlinjerna för positivt erkännande som anges nedan.

6      Riktlinjer för positivt erkännande

6.1       GPTW kan komma att publikt ge kunden positivt erkännande, vilket distribueras av GPTW, våra leverantörer samt mediapartners. Kund kommer inte att kritiseras negativt för sina ansträngningar, policyer, program eller metoder.

6.2       Great Place To Work har rätt att publicera Kundens utfall av Tjänsterna utan att först inhämta Kundens godkännande därtill, förutsatt att publiceringen är i enlighet med dessa riktlinjer.

6.3       Kunden ger härmed Great Place To Work Institute, Sverige AB, rätten att använda data, information och annat material som Kunden och/eller dess anställda tillhandahåller som en del av dess användande av Tjänsterna samt eventuell Certifiering och rankning (tillsammans "Materialet"), på det sätt som Great Place To Work Institute, Sverige AB önskar i syfte att ta fram, utveckla och publicera listor över bästa arbetsplatser eller relaterade resultat.

6.4       Materialet kan innehålla utvalda datapunkter som samlats in i Culture Audit, specifika resultat från Trust Index©-undersökningar och kommentarer från anställda. Kunden godkänner att inte gå igenom och/eller godkänna sådant material före Great Place To Work Institute, Sverige AB:s användning av det och ger vidare Great Place To Work Institute, Sverige AB en rätt att under och efter Avtalets giltighetstid (helt eller delvis) kopiera, redigera, revidera, anpassa, modifiera eller på annat sätt ändra och använda Materialet i syfte att ta fram, utveckla och publicera listor över bästa arbetsplatser eller relaterade resultat. 

6.5       Kunden avstår från alla rättsliga anspråk på ersättning av något slag för de rättigheter som den beviljar till Great Place To Work Institute, Sverige AB genom denna punkt.

6.6       Kunden samtycker till att Great Place to Work publicerar Great Place To Work-märket och, i förekommande fall, all information, Kundens logotyper eller varumärken, eller fotografier eller annat som Kunden eller dess anställda har skickat till Great Place To Work för att Great Place To Work ska kunna genomföra Tjänsterna och utvärdera Kunden och/eller ta fram ett Great Place To Work-märke för Kunden.

6.7       Från tid till annan kan Great Place To Work ingå avtal med tredje part för att ta fram Great Place To Work-märket i tryck och andra former av media, och Kunden godkänner användningen av sådana underleverantörer.

7      Sekretess

7.1       Villkor gällande säkerhet och sekretess finns i de Allmänna villkoren som är tillgängliga här: https://www.greatplacetowork.com/external-security-policy.

8      Avstängning

8.1      Kunden förbinder sig vidare att inte på något sätt försöka påverka hur Kundens medarbetare svarar på undersökningen samt att påtala vikten för medarbetare att dessa inte ska försöka påverka undersökningen. Kommunikationen inför och under Trust Index undersökningen ska vara neutral i både tal och skrift. Detta gäller all kommunikation och samtliga personer som kommunicerar kring undersökningen till medarbetarna. Trust Index undersökningen är ett verktyg för att utvärdera arbetsplatsupplevelsen på ett ärligt och uppriktigt sätt och vid påverkan av svar kan Great Place to Work inte leverera en tillförlitlig rapport.

8.2    Om Kunden bryter mot denna bilaga och Great Place To Work rimligen anser att Kundens brott kan påverka eller annars medföra någon risk för GPTW:s immateriella rättigheter, förbehåller sig Great Place To Work rätten att med omedelbar verkan stänga av Kundens tillgång till Tjänsten. Great Place To Work kommer att ta kontakt med Kunden för att bedöma om Kunden kan avhjälpa sådant brott inom trettio (30) dagar på ett enligt Great Place to Work tillfredsställande sätt.

8.3    Om sådant brott inte går att avhjälpa) inom trettio (30) dagar kan Great Place to Work avsluta företagets behörighet.