Checklista för medarbetarengagemang

Bevisen är tydliga. Engagerade medarbetare presterar bättre, upplever mindre utbrändhet och stannar längre i organisationen.

Med tanke på engagemangets avgörande betydelse har vi identifierat 3 områden som alla ledare borde känna till – och sätta strukturer för. Varje område innefattar även tre åtgärder att ta i beaktning.

För att bygga engagemang behöver du:

1. Hjälpa medarbetarna att koppla sitt arbete till sådant de bryr sig om
2.  Göra själva arbetet mindre stressigt och roligare
3. Belöna medarbetarna med extra ledighet utöver ekonomiska incitament. 

Checklista för medarbetar-engagemang

1. Koppla vad medarbetarna gör till sådant de bryr sig om

Tänk på dessa tre saker: 

1.1 Se över organisationens uppdragsbeskrivning så att den stämmer överens med medarbetarnas värderingar

Det är mer sannolikt att medarbetarna känner att de passar in i en organisation som står för något.

Studier visar att människor är villiga att avstå från ekonomiska förmåner för att arbeta för en organisation som tar socialt och miljömässigt ansvar.

Om organisationens uppdrag endast är att bli branschledande kommer det att vara svårt för medarbetarnas mål och värderingar - som sannolikt handlar om individens ambitioner och inte organisationens - att passa in.

Om organisationens uppdrag å andra sidan är att ha en viss samhällspåverkan är det lättare för medarbetarna att anpassa sina mål och värderingar till organisationens uppdrag och därmed känna att de passar in.

1.2. Visa hur en medarbetares arbete är relaterat till organisationens syfte

Det räcker inte med en mission för att skapa en känsla av värdegemenskap. Medarbetarna måste se ett samband mellan sitt dagliga arbete och organisationens övergripande syfte.

Job crafting, som innebär att man använder sin fantasi för att omforma sitt jobb utan inblandning av ledningen, är en teknik som kopplar samman medarbetarens vardagliga arbetsuppgifter med organisationens syfte.

Till exempel kan en sjukhusstädare omformulera sitt arbete till att hjälpa sjuka människor i stället för att bara städa.

Eller så kan en försäkringsagent omformulera sitt arbete till att hjälpa människor tillbaka på rätt spår efter en olycka snarare än att hantera pappersarbete.

För att leverera job crafting i stor skala bör du överväga att förnya arbetsbeskrivningarna så att de kopplar medarbetarnas arbete direkt till organisationens uppdrag, vilket skapar mening och syfte.

1.3. Uppmuntra och finansiera personalresursgrupper (ERG) som representerar olika intressen och mål

Har du hört talas om ERG? Det står för Employee Resource Groups, och innebär frivilliga sammanslutningar som för samman personer med liknande bakgrund eller intressen.

ERG:er har funnits sedan 1960-talet då svarta arbetare organiserade sig för att diskutera rasbaserade spänningar på arbetsplatsen. I dag är de fortfarande relevanta eftersom genusfrågor, frågor om personlig identitet och politik påverkar alla.

Samtidigt som ERG ofta fokuserar på mångfald och inkludering kan de även innefatta specialintressen eller till och med välbefinnande såsom kost, motion och yoga m.m.

Oavsett vilken inriktning en ERG har, ger den medarbetarna möjlighet att komma i kontakt med kollegor som delar deras värderingar och mål, vilket främjar känslan av värdegemenskap.

2. Gör själva arbetet mindre stressigt och mer lustfyllt

Tänk på dessa tre saker:

2.1. Erbjud medarbetarna flexibilitet att prova nya arbetsuppgifter så att de kan upptäcka sina intressen

Huruvida aktiviteter är intressanta i sig beror sannolikt på den enskilda medarbetaren - med andra ord kan samma aktivitet väcka inre motivation hos en medarbetare men inte hos en annan.

För att ge medarbetarna möjlighet att avgöra vad som väcker deras intresse kan man överväga ett jobbrotationsprogram där medarbetarna på relativt kort tid går igenom flera olika befattningar inom ett företag.

Ett internationellt bryggeri har till exempel ett jobbrotationsprogram där nyutexaminerade studenter roterar mellan olika avdelningar, bland annat förpackning, produktutveckling, bryggning, kvalitetssäkring och förpackningsutveckling. Efter att ha avslutat programmet kan medarbetarna välja och börja på den avdelning som ligger närmast deras hjärta.

2.2. Ge medarbetarna mer självständighet

Autonomi är avgörande för att främja inre motivation.

Ett exempel på autonomi i praktiken är ett mjukvarubolag där anställda arbetar i en miljö utan regler, som kännetecknas av en hög grad av frihet och ansvar för de anställda.

När det gäller frihet fattar medarbetarna strategiska beslut "i företaget bästa intresse" utan överinseende från ledningen, behöver inte söka förhandsgodkännanden för ersättningar och kan ta obegränsad semester, som inte registreras.

Kulturen utan regler upprätthålls genom höga ansvarsnivåer, där alla medarbetare har till uppgift att "ifrågasätta handlingar [från andra] som inte överensstämmer med våra värderingar".

En kultur som präglas av frihet och ansvar ger inte bara medarbetarna möjlighet att ägna sig åt idéer som de tycker är roliga - vilket ökar den inre motivationen - utan ses också som avgörande för företagets förmåga att fortsätta vara innovativa när organisationen växer.

2.3. Stärk medarbetarna med mentorskap

Människor tenderar att undvika arbetsuppgifter som de inte har självförtroende nog att klara av. Därför är självförtroende viktigt för att uppmuntra medarbetare att ta sig an uppgifter som är tilltalande i sig.

För att stärka medarbetarnas självförtroende kan du överväga ett mentorskapsprogram. 

Ett mentorsprogram på arbetsplatsen är en strukturerad och organiserad process där en erfaren och kunnig medarbetare (mentor) stöttar och vägleder en mindre erfaren medarbetare (mentee) för att hjälpa denne att utvecklas professionellt och uppnå sina karriärmål.

Här är en beskrivning av hur ett sådant mentorsprogram kan se ut och varför det är fördelaktigt:

-       Matchning av mentor och mentee: Först och främst identifieras och matchas en mentor och mentee baserat på deras kompetens, erfarenhet, karriärmål och intressen. Matchningen kan göras internt genom att involvera HR eller genom att använda en programvara eller plattform som kopplar samman lämpliga par. 

-       Programstruktur och mål: Mentorsprogrammet bör ha en tydlig struktur och tydligt definierade mål för att skapa riktning och fokus. Det kan vara ett formellt program med specifika tidsramar och mål eller mer flexibelt baserat på individuella behov.

-       Initiala möten: Mentor och mentee träffas för ett inledande möte där de får lära känna varandra och diskutera mentees karriärmål, utmaningar och förväntningar. Detta möte kan också användas för att fastställa en plan eller en agenda för mentorskapet.

-       Regelbundna möten: Mentor och mentee träffas regelbundet för att diskutera och utvärdera framsteg, utmaningar och mål. Möten kan ske veckovis, månadsvis eller enligt en plan som bäst passar de involverade parterna. Under mötena kan mentor ge feedback, råd, och dela med sig av sin erfarenhet och expertis.

-       Kunskapsöverföring: Mentor hjälper mentee att utveckla sina kunskaper och färdigheter genom att dela med sig av sin expertis och erfarenhet. Det kan inkludera att ge vägledning kring specifika arbetsuppgifter, dela branschinsikter, erbjuda professionella nätverksmöjligheter och erbjuda resurser och verktyg för utveckling.

-       Utmaningar och karriärförbättring: Mentor hjälper mentee att identifiera och hantera utmaningar på arbetsplatsen och ger stöd för att övervinna dem. Dessutom kan mentorn hjälpa mentee att utforska olika karriärmöjligheter, ge råd om karriärplanering och stödja i att skapa en utvecklingsplan.

Fördelarna med ett mentorsprogram på arbetsplatsen är många:

1. Kunskapsöverföring

Mentorskapet möjliggör överföring av värdefull kunskap, expertis och erfarenhet från en erfaren medarbetare till en mindre erfaren medarbetare. Detta bidrar till att förbättra mentees professionella utveckling och kompetens.

2. Karriärförbättring

Genom mentorskapet kan mentee få råd och vägledning för att utveckla sina färdigheter och arbeta mot sina karriärmål. Mentorn kan dela med sig av insikter och erfarenheter som kan hjälpa mentee att göra informerade karriärval.

3. Personlig utveckling

Mentorskapet ger även en plattform för personlig utveckling och tillväxt. Mentorn kan erbjuda stöd och uppmuntran för mentee att utveckla professionella egenskaper som ledarskap, kommunikation och problemlösning.

4. Nätverksbyggande

Mentorn kan introducera mentee till sitt professionella nätverk och hjälpa mentee att bygga värdefulla kontakter inom branschen. Detta kan öppna dörrar till nya möjligheter och framtida karriärfördelar för mentee.

5. Ökad motivation och engagemang

Genom att erbjuda stöd och uppmuntran kan mentorskapet hjälpa till att öka mentees motivation och engagemang på arbetsplatsen. Mentorn kan fungera som en positiv förebild och bidra till att skapa en stödjande och inspirerande arbetsmiljö.

3. Skapa överflöd av tid

Tänk på dessa tre saker:

3.1. Belöna medarbetarna med tid utöver pengar

Arbetstiden för högskoleutbildade har ökat under de senaste 30 åren, vilket innebär en långsiktig nedgång i känslan av att ha gott om tid.

Att belöna anställda med tid (t.ex. extra ledighet, betald semester) utöver pengar är därför en direkt väg till att öka känslan av att ha gott om tid.

Ett sätt att belöna anställda med tid är att ge dem extra obligatorisk ledighet. Att belöna anställda med tid är ett särskilt effektivt sätt att öka känslan av tidsöverflöd och driva på medarbetarnas engagemang.

3.2. Uppmuntra anställda att investera i tidsbesparande inköp

Subventionerad städhjälp, tvätthjälp, matleverans och matlådor gör det möjligt för anställda att få mer kvalitetsliv med nära och kära. Genom att investera i ett gym på kontoret, uppmuntra till walk and talks och ha träning på arbetstid förstärker du ytterligare känslan av att du är en omtänksam och engagerad arbetsgivare.

Det kommer att resultera i mer välmående, hälsosammare, utvilade och motiverade medarbetare.

3.3 Implementera verktyg som motverkar e-post efter arbetstid

Anställda uppger ofta att deras inkorg är den största tidstjuven. Att använda ett verktyg som gör det möjligt att pausa inflödet av e-post efter arbetstid kan uppmuntra anställda att ha mer tid över.

För att göra detta kan organisationer - som standard - stänga av e-postaviseringar efter arbetstid. Om medarbetarna står inför något brådskande kan de logga in på sin e-post om det behövs. Till exempel slutar en välkänd biltillverkare att dirigera e-post 30 minuter innan arbetsdagen slutar och startar dem igen 30 minuter innan arbetsdagen börjar.

Slutligen

Alla kan inte göra allt. Men alla kan göra något. Vilka av dessa punkter kan ni införa i er organisation?

Slutligen vill vi skicka med vikten av att mäta. Genom att ta reda på er utgångsläge kan ni följa hur de olika insatserna förbättrar engagemanget, och lönsamheten, inom er organisation för varje år som går.